Strategi Penggunaan TI pada Perusahaan

Dalam menghadapi persaingan yang makin ketat, suatu perusahaan dituntut memiliki daya saing yang tinggi. Tanpa daya saing yang tinggi, sulit bagi suatu bisnis untuk bertahan. Untuk itu, kini banyak perusahaan yang menerapkan TI lebih komprehensif dalam rangka perbaikan layanan pelanggan. Penerapan TI tidak hanya ditujukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kegiatan bisnis, melainkan juga untuk mendukung pembuatan keputusan manajemen, yang memungkinkan mengambil keputusan-keputusan bisnis strategis.

Penerapan TI tidak serta merta selaras dan efektif dalam mendukung peningkatan kinerja bisnis. Perusahaan perlu mengadopsi manajemen kinerja (performance management) sebagai suatu proses manajemen yang akan memungkinkan penyelarasan (alignment) antara bisnis dan TI, sehingga perusahaan mampu meningkatkan performansinya. Dengan lebih fokus dalam menyelaraskan antara orang, proses dan teknologi, maka akan lebih mudah merealisasikan nilai investasi Business Intelligence (BI) dan kepentingan bisnis yang lebih spesifik. Performance management merupakan suatu metodologi dan proses dalam mengelola kinerja perusahaan dan proses bisnisnya yang berguna untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan.

Berikut ini adalah hal-hal penting yang seharusnya menjadi perhatian para pengelola bisnis sebelum menerapkan TI. Dengan demikian pemanfaatan TI tidak lagi sekedar asal punya. Bila keenam hal ini benar-benar diterapkan oleh suatu perusahaan, maka diperkirakan perusahaan dapat membangun daya saing bisnisnya dengan lebih baik.

• Compliance Management. Pemenuhan atas semua aturan atau regulasi akan memberikan suatu tekanan baru untuk mencari metoda-metoda yang lebih baik, misalnya untuk mengakses berbagai kebijakan dan proses, mulai dari bagian keuangan hingga operasi. Penilaian terhadap pemenuhan regulasi itu (compliance assessment) akan sangat membutuhkan sistem-sistem yang mengotomatisasikan review dan analisis secara manual, dan proaktif dalam pemantauan berbagai kegiatan dan proses bisnis, yang pada akhirnya akan menurunkan biaya audit. Hubungan yang efisien antara orang dan proses sangat perlu diterapkan dalam suatu perusahaan, terutama untuk kepentingan pemenuhan regulasi, dan juga jika menerapkan suatu sistem dan teknologi informasi yang baru.

• Profitability Management. Dorongan untuk mengelola biaya dan mengoptimalkan pendapatan akan lebih menajamkan fokus perhatian perusahaan terhadap peningkatan profitabilitas di perusahaan secara keseluruhan. Pengaruh keuangan di luar proses budgeting akan menciptakan suatu ketegasan baru dalam berbagai bentuk profitabilitas, termasuk di dalamnya, keuntungan yang diperoleh dari pelanggan, produk, operasi dan bagian keuangan. Karenanya, perusahaan-perusahaan perlu mengembangkan suatu fondasi BI (business intelligence) yang kuat untuk mendukung berbagai aplikasi dan sistem, khususnya untuk kepentingan profitability management .

• Process Improvement. Perusahaan-perusahaan juga semakin dituntut untuk lebih fokus dalam menilai dan meningkatan proses-proses operasional yang telah dimiliki, sebelum mengotomatisasikannya dengan menerapkan sistem ERP (enterprise resource planning) atau CRM (customer relationship management). Meski disadari bahwa mengukur, memantau dan meningkatkan kinerja berbagai proses bukanlah suatu hal yang mudah untuk dilakukan, akan tetapi hal itu sangat penting dalam penerapan performance management.

• Cost Management. Menghindari dan mengurangi biaya agar dapat memenuhi persyaratan keuangan dan perusahaan seharusnya menjadi bagian dari proses operasional standar. Bisnis harus selaras dengan proses-proses operasional dan mendukung peningkatan efisiensi. Untuk itu, TI harus terus-menerus melakukan konsolidasi terhadap tawaran vendor agar dapat memenuhi tujuan-tujuan pengelolaan biaya yang telah ditetapkan. Meningkatkan pemanfaatan investasi yang telah dilakukan dalam CRM dan ERP dan juga melakukan penilaian dan pengintegrasian semua aset data menjadi suatu informasi yang kontekstual, relevan dan tepat. Hal ini, tentu, sangat penting dalam menjalankan performance management.

• Performance Improvement. Tujuan utama performance management adalah meningkatkan hasil-hasil bisnis. Namun kenyataannya tidak banyak perusahaan yang benar-benar telah menerapkan performance management process sebagai suatu bagian penting dalam semua kegiatan bisnis mereka sehari-hari. Melakukan penilaian dan memperbaiki berbagai proses bisnis, sehingga dapat lebih efisien dan efektif, sangat membutuhkan penyelarasan antara informasi dan sistem. Kurangnya dukungan dalam menghubungkan antara strategi, perencanaan dan eksekusinya di hampir semua perusahaan masih menjadi suatu kendala utama untuk merealisasikan peningkatan performansi secara optimal.

• Business Innovation. Mentransformasikan atau menerapkan berbagai proses bisnis yang inovatif, agar dapat lebih kompetitif, seharusnya lebih diprioritaskan. Namun umumnya aset dan ide-ide di perusahaan tidak dimanfaatkan untuk meningkatkan nilai (value) perusahaan. Karenanya, pengelolaan berbagai proses bisnis harus dioptimalkan untuk bagaimana memanfaatkan TI dan sistem informasi untuk memunculkan berbagai inovasi bisnis yang baru, dan harus menjadi bagian yang tak terpisahkan dari setiap perusahaan. Salah satu peluang terbesar yang belum banyak dimanfaatkan adalah bagaimana meningkatkan ide-ide dan pengetahuan untuk mentransformasikan berbagai proses bisnis ke dalam suatu inovasi yang terus menerus dilakukan